Como primea explicación básica, vamos a conectar GEINFOR ERP a EXCEL. De esta manera logramos tener información en un entorno de análisis muy flexible de manera automatizada.

La conexión de EXCEL da mucho juego, así que para poder tratarlo con más detalle, lo dividiré en varias entradas.

NINGUNA DE LAS ACCIONES QUE VOY A EXPLICAR TIENE SOPORTE POR PARTE DE GEINFOR. MUCHO OJO Y BAJO VUESTRA RESPONSABILIDAD

Añadir origen de datos en Excel

La opción más sencilla es en la pestaña de datos

Nueva Consulta -> Desde otras fuentes -> Desde ODBC

Seleccionamos el ODBC de la empresa con la que queremos conectar (salvo que trabajemos con varias empresas será geinprodingenred) y con la opción de «Opciones avanzadas» podemos escribir directamente la consulta. Para este ejemplo:

select * from tabla_unidades

Como la conexión ODBC ya tiene todos los parámetros de conexión, seleccionamos la opción de «Predeterminado o personalizado». Esta ventana solo nos aparecerá la primera vez que utilicemos la conexión ODBC

De esta forma ya obtenemos un excel conectado con la consulta que hemos hecho

Este es un excel conectado al origen de datos, de forma que si le damos a la opción de Datos -> Actualizar, toda la información nueva que se ha registrado en GEINFOR la tendríamos actualizada en el excel.

Es interesante/importante, sobretodo con la entrada en vigor del RGPD, asegurarnos de donde se esta guardando la información de carácter personal.

Podemos ajustar los parametros del excel de manera que cuando se guarde sea un excel sin información de la bbdd y se actualice al abrir. Así ganamos seguridad, ya que el excel no contiene información si no tiene acceso al servidor y optimizamos el almacenamiento en el hdd ya que el excel es un fichero ligero sin referencias a nada:

Como vemos en la imagen sería en la pestaña Datos -> Propiedades -> «cuadrado de la conexión» -> Marcar el check de «Actualizar al abrir el archivo» y «Quitar datos del rango de datos externos antes de guardar el libro»

El código del ejemplo solo nos saca la tabla de unidades, algo que no aporta mucho valor, pero si en lugar de esa «select» utilizamos la siguiente tendremos la facturación de los últimos 2 años:

SELECT
		CAB.FECHA AS "00_Fecha_factura",
		year(CAB.FECHA) AS "00_Fecha_año_factura",
		month(CAB.FECHA) AS "00_Fecha_mes_factura",
		CASE month(CAB.FECHA)
		 WHEN 1 THEN '01-ENERO'
		 WHEN 2 THEN '02-FEBRERO'
		 WHEN 3 THEN '03-MARZO'
		 WHEN 4 THEN '04-ABRIL'
		 WHEN 5 THEN '05-MAYO'
		 WHEN 6 THEN '06-JUNIO'
		 WHEN 7 THEN '07-JULIO'
		 WHEN 8 THEN '08-AGOSTO'
		 WHEN 9 THEN '09-SEPTIEMBRE'
		 WHEN 10 THEN '10-OCTUBRE'
		 WHEN 11 THEN '11-NOVIEMBRE'
		 WHEN 12 THEN '12-DICIEMBRE'
		 ELSE 'ERROR' END   AS "00_Fecha_mes_txt_factura",
		
		CLI.CODIGO_CLIENTE AS "01_cliente_codigo",   CLI.RAZON_SOCIAL AS "01_cliente_RazonSocial",
		CLI.ESTADO AS "01_cliente_estado",   
		CLI.FAMILIA AS "01_cliente_familia",   
		CLI.SUBFAMILIA AS "01_cliente_subfamilia",   
		DIR.CODPAIS AS "01_cliente_pais",   
	   
		DIR.REPRESENTANTE AS "01_cliente_representante",
		
		
		DIR.ZONADIRENVIO AS "01_cliente_zona",
		
		DIR.PROVINCIA AS "01_cliente_provincia",
		CLI.TIPO_CUENTA_VENTAS AS "01_cliente_tipoventa",
		
		ART.CODIGO_CONTABLE AS "02_articulo_codigocontable",
		

		ART.CODIGO_CONTABLE AS "02_articulo_clase",
		
		(LIN.SERIE||'-'||CHAR(LIN.NUMERO_FACTURA)||'-'||CHAR(LIN.NUMERO_LINEA)) AS "03_Factura",

		ART.TIPO AS "02_articulo_tipo",
		
		LIN.CANTIDAD AS "MED_Cantidad",
		lin.PRECIO AS "MED_Importe_Linea",
		LIN.CANTIDAD*LIN.PRECIO AS "Med_Importe_TotalLinea"
FROM CABECERA_FACTURA CAB,
     LINEAS_DE_FACTURAS LIN,
     MAESTRO_DE_CLIENTES CLI,
     DIRECCIONES_DE_ENVIO DIR,
     MAESTRO_DE_ARTICULOS ART,
     SERIESCOMERCIALES SER
WHERE  year(CAB.FECHA) >= year(current_date) - 2

       AND CAB.SERIE = LIN.SERIE
       AND CAB.FACTURA = LIN.NUMERO_FACTURA
       AND CAB.CLIENTE = CLI.CODIGO_CLIENTE
       AND CAB.CLIENTE = DIR.CODIGO
       AND CAB.DIRECCION_ENVIO = DIR.DIRECCION_ENVIO
       AND CAB.SERIE = SER.SERIE

       AND LIN.CODIGO_ARTICULO = ART.CODIGO_ARTICULO
       AND LIN.ESCOMENTARIO = 0
       AND LIN.CODIGO_ARTICULO <> '';

Para la próxima entrada, antes de continuar con la conexión de excel intercalaré unas entradas sobre las herramientas de trabajo, los puntos en los que vamos a interactuar con GEINFOR ERP y como facilitar la gestión de los excel conectados, porque como podéis imaginar, tener que ir a cada uno de los excel para realizar ajustes en la conexión es un engorro y conforme van creciendo estas herramientas se vuelve más dificil

Espero vuestros comentarios y opiniones, nos leemos más adelante